El calendario, de un vistazo
- De 6 a 12 meses antes: «save the date» a los invitados que tienen que organizarse con tiempo (viajes, vacaciones, bodas en el extranjero o en fechas muy señaladas).
- De 2 a 3 meses antes: la invitación de boda, con todos los datos.
- 4 o 5 semanas antes: fecha límite para confirmar la asistencia.
- 3 o 4 semanas antes: recordatorio a quien no haya contestado.
- 2 o 3 semanas antes: número final al catering, con menús y alergias.
- La semana de la boda: un último mensaje con lo práctico (horarios, autobuses, dónde aparcar).
Con cuánta antelación se envía la invitación
Lo habitual en España es mandarla entre ocho y doce semanas antes. Con menos de seis semanas, mucha gente ya tiene planes; con más de cuatro meses, se olvida y hay que recordarlo todo de nuevo.
Adelantadla si:
- La boda es en temporada alta (mayo, junio, septiembre) o en un puente.
- Hay muchos invitados de fuera que tienen que reservar viaje o alojamiento.
- Es una boda de destino o en otra isla o país.
Si la boda es pequeña y casi todos viven cerca, seis u ocho semanas son suficientes.
El «save the date»: cuándo tiene sentido
El «save the date» es un aviso corto: vuestros nombres, la fecha y la ciudad, nada más. Sirve para que nadie coja otras vacaciones ese fin de semana. Se manda entre seis y doce meses antes, y solo a quien vaya a recibir invitación después: si alguien recibe el aviso, tiene que recibir la invitación.
No es obligatorio. Si la boda es cerca y en una fecha tranquila, podéis saltároslo y mandar directamente la invitación.
Hasta cuándo pedir la confirmación
Poned la fecha límite cuatro o cinco semanas antes de la boda. El catering suele pedir el número cerrado dos o tres semanas antes, y necesitáis margen para perseguir a quien no conteste.
Escribid la fecha concreta («confirmadnos antes del 1 de mayo»), no «con tiempo»: una fecha se cumple; «con tiempo» no.
En las invitaciones de boda de TeInvitoo cada invitado confirma con su nombre, su menú y sus alergias, y vosotros lo veis al momento en vuestro panel, con el recuento por menú y la descarga en Excel para el catering.
Recordatorios sin resultar pesados
Siempre habrá quien no conteste. Un mensaje amable a una o dos semanas de la fecha límite suele bastar:
¡Hola! Estamos cerrando números con el catering. ¿Nos confirmas si vienes antes del viernes? Aquí tienes otra vez la invitación.
Con una invitación digital basta con reenviar el mismo enlace: no hay que imprimir nada otra vez.
Invitación digital o en papel: ¿cambian los plazos?
Los plazos para los invitados son los mismos. Lo que cambia es el trabajo previo: la invitación en papel necesita diseño, imprenta y envío, y conviene encargarla cuatro o cinco meses antes. Una invitación digital se hace en una tarde y se envía por WhatsApp el mismo día.
Muchas parejas combinan las dos cosas: digital para todos, que permite confirmar y ver la ubicación, y algunas en papel para los abuelos o como recuerdo.