Pon una fecha límite clara
La razón número uno por la que la gente no confirma es que no hay prisa. Escribe una fecha concreta en la invitación: «Confírmanos antes del 20 de abril». Ponla una semana antes del día en que el restaurante necesita la cifra, que suele ser entre diez y quince días antes de la comunión.
Pide los datos que de verdad necesitas
Para el restaurante, lo importante es saber cuántos adultos y cuántos niños vienen, porque el menú infantil cuesta distinto. Si hay alergias o intolerancias, pedid que os lo digan por mensaje y apuntadlo para el restaurante.
En las invitaciones de TeInvitoo cada familia escribe el nombre de quienes vienen y marca si es adulto, niño o niña. En tu panel ves el total al momento y lo descargas en Excel.
Cómo recibir las respuestas sin agobios
Por WhatsApp o teléfono
Funciona, pero las respuestas llegan en mensajes sueltos, audios y llamadas. Si eliges esta vía, abre una hoja con tres columnas (familia, adultos, niños) y apunta cada respuesta en cuanto llegue.
Con un formulario
Un formulario online lo ordena todo en una lista. Es más cómodo, pero es otro enlace más que mandar aparte de la invitación.
Dentro de la invitación
Es lo más fácil para todos: el invitado abre la invitación, la recorre y al final confirma. Tú no tienes que apuntar nada. Así funcionan las invitaciones de comunión de TeInvitoo, y si das a cada familia su propio enlace sabrás también quién falta por responder.
Mensajes de recordatorio
Cuando falten unos días para la fecha límite, un recordatorio amable a quien no haya respondido:
¡Hola! Estamos cerrando el número con el restaurante. ¿Nos dices si venís a la comunión de Lucía? Puedes confirmar aquí en un minuto.
Tía, ¿al final venís a mi comunión? Mamá necesita saberlo antes del viernes. ¡Besos! Pablo.
Mándalo por privado, nunca en el grupo señalando a quien falta.
Si alguien confirma tarde o cambia de planes
Siempre pasa. Pregunta al restaurante hasta cuándo se pueden hacer cambios y deja un pequeño margen. Pide a quien cambie de planes que te avise por mensaje y corrige la cifra antes de pasarla al restaurante.